Nous avons été interpellés récemment par un syndic professionnel se plaignant d’une concurrence « déloyale » dans le choix pécuniaire d’un nouveau syndic, nombre de ses concurrents ayant tendance “à cacher” leurs prestations et frais complémentaires ainsi que leurs rémunérations dans des conditions générales… que les copropriétés et les copropriétaires ont tendance à ne pas nécessairement lire. Et pourtant c’est de leur intérêt.
Lorsqu’une copropriété doit choisir un (nouveau) syndic, il est légitime qu’elle fasse appel à la concurrence et demande à différents candidats potentiels de rentrer des offres mais aussi des références.
Le choix de l’assemblée générale devrait pouvoir se faire d’une part sur base des bonnes références des candidats en lice et d’autre part sur les conditions pécuniaires proposées.
Ce dernier élément est malheureusement souvent considéré comme prioritaire par les copropriétaires au risque de le regretter par la suite. Mieux vaut en effet retenir un syndic un peu plus cher mais dont les aptitudes et qualités professionnelles sont reconnues et avec de bonnes références.
Au niveau des conditions pécuniaires, il y a un aspect qui échappe souvent aux copropriétaires : la distinction entre les prestations sous forfait d’une part et, les prestations, frais complémentaires et leurs rémunérations d’autre part.
Trop souvent également, les copropriétaires limitent leur examen comparatif entre différentes offres au coût des prestations sous forfait, généralement mensuel ou trimestriel, sans s’inquiéter du coût des prestations et frais complémentaires.
Cela a pour conséquence que régulièrement des copropriétés et des copropriétaires viennent se plaindre au SNPC sur le fait que le syndic que l’on pensait bon marché sur le plan du forfait coûte in fine beaucoup plus cher que prévu et qu’il se rattrape au niveau des prestations et frais complémentaires.
Il est donc indispensable dans le choix d’un (nouveau) syndic de bien comparer les pommes avec les pommes et les poires avec les poires et de voir exactement ce qu’il y a dans les pommes et dans les poires.
Première étape, au niveau des prestations comprises dans le forfait d’une offre à l’autre il faut voir ce qu’elles couvrent et comparer les différentes offres. A titre exemplatif, certains syndics prévoient dans leur forfait une seule réunion annuelle avec le conseil de copropriété et d’autres plusieurs, les réunions supplémentaires étant alors facturées. D’autres ne prévoient pas de frais en plus de leurs rémunérations dans le forfait mais prévoient des frais administratifs forfaitaires ou par lot dans les prestations complémentaires.
Seconde étape, au niveau des prestations et frais complémentaires, il faut aussi procéder à une comparaison des offres. Il faut aussi voir si tel candidat syndic ne limite pas au mieux les prestations sous forfait pour rendre un prix forfaitaire au mois ou au trimestre le plus bas possible mais multiplie à côté les prestations complémentaires payantes.
Il faut aussi bien faire la part des choses entre les prestations complémentaires qui seront imputées à tous les copropriétaires suivant les quotités ou autre mode de répartition prévu par les statuts (ex : des réunions supplémentaires du conseil de copropriété avec le syndic) et celles qui le seront à tel ou tel copropriétaire car présentant un caractère privatif. Il en va ainsi du coût des informations que le syndic doit communiquer sur demande à un agent immobilier ou un notaire lors de la vente d’un lot. Ce n’est pas parce que cela sera imputé privativement qu’il ne faut pas s’interroger sur le prix demandé et comparer. Tous les copropriétaires sont susceptibles un jour de voir leur lot vendu, par eux ou leurs héritiers.
Il ne faut pas hésiter à négocier avec les candidats syndics et à avoir un contrat sur mesure en fonction des nécessités réelles de vos copropriétés. Il faut faire jouer la concurrence mais pas au détriment d’une perte de qualité.
"Il faut bien distinguer les prestations sous forfait d’une part et, les prestations, frais complémentaires et leurs rémunérations d’autre part."
Il ne faut pas non plus se laisser enfumer. Certaines offres faites par des candidats syndic ont tendance à mentionner quasi exclusivement le montant du forfait mensuel ou trimestriel et les prestations visées d’une part et d’autre part renvoient à des conditions générales (souvent dans des caractères plus petits, moins lisibles) pour ce qui est des prestations complémentaires avec pour conséquence que nombre de copropriétaires ont tendance « à oublier » ou à tout le moins ne pas faire attention à cet autre aspect qui pourtant à toute son importance.
Il faut dès lors au niveau des offres qui vont rentrer bien s’assurer qu’au-delà du forfait, la liste et le coût des prestations et frais complémentaires est bien communiquée.
De rappeler que tout cela devra se retrouver dans le contrat à conclure entre la copropriété et le syndic.
La loi sur la copropriété précise d’ailleurs à cet effet dans son article 3.89 §1 deuxième alinéa (ancien article 577-8) :
« Les dispositions régissant la relation entre le syndic et l’association des copropriétaires, et la rémunération y afférente, figurent dans un contrat écrit. Ce contrat comprend notamment la liste des prestations sous forfait et la liste des prestations complémentaires et leurs rémunérations. Toute prestation non mentionnée ne peut donner lieu à une rémunération sauf décision de l’assemblée générale. »
